5 pasos para la creación de un Forecast detallado en PRISM G2

Como muchos de ustedes saben, PRISM es una herramienta de Forecasting que le ayuda a identificar problemas potenciales con el pronóstico en tiempo real y el análisis de variaciones. Pero, ¿Es posible crear un Forecast detallado con las cantidades y precios unitarios para que puedan ser vinculados a una cuenta de control?

La respuesta es sí y se puede hacer mediante el Budget Details.

Vamos a suponer que los ingenieros están contemplando la adición de un motor adicional para una bomba de agua en un proyecto. El director del proyecto le ha pedido determinar los costos de la compra e instalación del motor y reflejar los costos en el Forecast del proyecto. Entonces, ¿Cómo llegas al Forecast para la compra e instalación del motor?

Pasos:

1. En primer lugar, crear una nueva Change ID para identificar este cambio en el Forecast del proyecto.
2. Estimar el costo del motor mediante la creación de un ítem en Budget Detail asignando Cantidades, Horas Unidad y Precios Unitarios, para aportar con el costo total del motor instalado. 
3. Vincular los costos de motor a una Cuenta(s) de Control, pero también para el Change ID. En el siguiente ejemplo, el costo total incluye la mano de obra, equipos de proceso, y los costos de flete. Los costes se han asignado a tres Cuentas de Control diferentes, así como a un Change ID identidad.
4. Para el Change ID, use la opción Copy from Budget Details que va a crear los registros de Desglose Cuenta Control y sumar los costos estimados.
5. Los gastos previstos para el nuevo motor se puede calcular del Budget Details y copiados a un Change ID, que luego pasa por el proceso de control de cambio y el proceso de aprobación estándar.

Espero que esto ayude a todos los amantes que PRISM por ahí! Si tiene preguntas adicionales para nosotros, no dude en enviarnos un correo electrónico a contacto@bie.pe

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Dasboard y Portlets Personalizados en Primavera P6 EPPM - Módulo Web

Oracle Primavera P6 EPPM - Módulo Web, es una plataforma para la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios para la organización. Los Dashboard son utilizados para visualizar la información en forma resumida a través de un conjunto de Portlets, que son pequeñas ventanas ampliables que muestra un tema en particular, como Estadísticas de los Proyectos, valor ganado de cada proyecto, Indicadores de Rendimiento como CPI y SPI, etc.

Los Portlets pueden ser configurados para mostrar información de acuerdo al rol del usuario, también puede ser enlazados a otras aplicaciones que se ejecute desde la nube.

A continuación mostramos un Dashboard personalizado para un director de proyectos. Los Portlets que se visualizan en la siguiente imagen son: Indicadores de rendimiento para un proyecto, la Metodología de Trabajo de Primavera P6 ubicado en nuestro repositorio de archivos, una hoja de cálculo en la nube y el diagrama tipo burbuja de los riesgos vs los costos de los proyectos.

Esta funcionalidad puede ayudar a incrementar la productividad de su organización al tener toda la información de sus proyectos y programas operando y ejecutándose simultáneamente y en tiempo real para todos los involucrados.

Si usted dispone de documentos en el repositorio de su empresa, puede enlazarlos y visualizarlos a través de Primavera P6 EPPM, para contar con toda la información necesaria en una sola aplicación, sin necesidad de abrir hojas de texto, hojas de cálculo u otros documentos, siempre y cuando su navegador soporte el formato de dichos archivos.

La siguiente imagen, es una hoja de cálculo que toma data de Primavera P6 PPM y genera el gráfico de la curva S del proyecto desde la nube, de este modo, puede ser compartido con los interesados del proyecto y puede ser visualizado desde cualquier dispositivo.

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¿Cuáles son sus experiencias con el uso de Dashboard personalizados? Nos gustaría escuchar sus ideas y opiniones. Dejen sus comentarios a contacto@bie.pe.

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VIDEO: Conoce un poco más de Primavera P6 EPPM - Interface Web

En este vídeo te presentamos algunas funcionalidades interesantes que podrán ayudarte a gestionar no solo tus proyectos, si no también tus portafolios empresariales.

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Una solución de despliegue empresarial: Primavera P6 EPPM (Enterprise Project Portfolio Management)

Oracle Primavera P6 EPPM es una plataforma para la Gestión de Programas Empresariales que le permite capturar, institucionalizar procesos y sistemas que definen una ventaja competitiva para su organización a nivel de cronogramas, costos y riesgos.

Genera un vocabulario consistente con información centralizada e igualitaria entre todos los involucrados del proyecto. Permite un monitoreo eficiente con la información más actualizada para todos, facilitando un claro conocimiento del estado de sus proyectos permitiendo un mejor análisis de las decisiones requeridas para alcanzar los objetivos de cada uno.

Brinda una ventaja competitiva para comparar métricas de proyectos y portafolios consistentes con la metodología de gestión de la organización en formatos y vistas apropiadas para cada rol en la organización.

Oracle Primavera P6 EPPM provee una completa solución para toda la organización integrando costos, cronogramas y rendimiento. Brindando capacidades para una eficiente gestión de los cronogramas de proyectos y su entendimiento. Complementando todo con capacidades de análisis y mitigación de riesgos. Oracle Primavera P6 EPPM es una solución que brinda una visión en tiempo real el estado de las actividades del proyecto y su rendimiento.

Permite una mejor visibilidad del rendimiento de los proyectos y de los programas brindando a los ejecutivos la habilidad de tomar decisiones soportadas en una gran visibilidad de la realidad de sus proyectos y/o programas.

Puede ayudar a incrementar la productividad de su organización al tener toda la información de sus proyectos y programas operando y ejecutándose simultáneamente con un acceso centralizado de la información y en tiempo real para todos los involucrados.

Permite a los ejecutivos, gerentes de programas y proyectos tener una completa trazabilidad de las actividades de proyecto y su rendimiento brindando una mejor visibilidad de los riesgos potenciales tempranos para lograr los entregables de sus proyectos.

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Trabajando con Líneas Bases de proyectos en Primavera P6 PPM

Primavera P6 PPM te permite asignar hasta tres líneas bases de usuario y una línea base del proyecto. A continuación revisaremos las capacidades y cómo te ayudan en hacer el seguimiento y control de un proyecto.

El concepto más simple de una línea base en Primavera P6 PPM es que es una copia completa o una foto del cronograma original del proyecto. Esta copia o foto te provee un objetivo contra el cual realizar el control del costo, cronograma y rendimiento de tu proyecto. 

Cada línea base incluye el nombre, el tipo, la fecha de datos, las fechas de las actividades, las fechas del proyecto, las duraciones y la información de mano de obra y materiales entre otros. Mientras que el proyecto contiene la información del progreso del proyecto a la fecha de datos que incluye las horas actuales, el inicio actual y días completados, el porcentaje de avance de las actividades, la estimación para finalización y estimación a la finalización entre otros.

Una línea base de proyecto se crea solo cuando ha sido aprobada por todos los involucrados de un proyecto. Debe seguir un proceso de control de versiones y no debe ser cambiada sin seguir los procesos de control de cambio respectivos estipulados en tu metodología de dirección de proyectos.

Conceptos Básicos

Cuando creas una línea base en Primavera P6 PPM usando el cuadro de dialogo de Mantener Líneas Bases, te encuentras de hecho creando una copia del proyecto en la base de datos. Esta copia no figura en la lista de proyectos porque Primavera P6 PPM la identifica como una línea base.

Sin embargo esta “copia invisible” del proyecto es visible como una línea base en el cuadro de dialogo Asignar una Línea Base y puede ser asignada como una línea base de proyecto, una línea base de usuario primaria, secundaria o terciaria dependiendo de cuál sea tu necesidad.

Tu puedes crear cualquier número de líneas bases con un proyecto de Primavera P6. No existe límite al número que se te permite crear. Sin embargo, deberías evitar crear excesivas líneas bases ya que cada una es efectivamente una copia completa del proyecto y ocupa el mismo espacio en la base de datos que el proyecto actual. Muchas copias innecesarias del proyecto actual en la misma base de datos eventualmente afectara el rendimiento del software.

Líneas Bases de Usuario

Mientras que una línea base se encuentra dentro de un proceso de control de versión, una línea base de usuario existe para ayudar al Gestor del Cronograma a gerencia la variación en un modo más ad-hoc o en términos de corto plazo. El Gestor del Cronograma podría desear una “fotografía” del proyecto justo antes de realizar una actualización de estado mensual. El puede usar entonces los campos de la Línea Base de Usuario para generar reportes de variación que muestran que ha cambiado desde el periodo previo.

Para hacer esto el usuario primero debe crear una línea base y luego asignarla a una de las tres opciones de Línea Base de Usuario.

Cuando se asigna una Línea Base de Usuario Primaria, el prefijo BL1 precede las columnas en el área de tablas que contienen fechas pertenecientes al proyecto que ha sido asignado en el cuadro de dialogo Asignar Líneas Bases. 

  

Las columnas con prefijos BL2 y BL3 mostraran información de la línea base que haya sido asignada en la opción Secundaria y Terciaria del cuadro de dialogo Asignar Lineas Bases. La columna con profijo BL mostrará información de la línea base asignada en la opción Linea Base del Proyecto del mismo cuadro de dialogo.

Puedes además mostrar diversos tipos de líneas base en el diagrama de Gantt usando el cuadro de dialogo Barras. Las líneas bases pueden mostrarse como barras debajo de las barras de actividades seleccionando la opción Mostrar. Puedes además modificar la apariencia de las mismas usando la pestaña Estilo de Barras que se encuentra en la parte inferior.

¿Cuáles son sus experiencias con el uso de las columnas de datos en Primavera P6? 

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Si requieres entrenamiento de alto nivel en la gestión de tus proyectos en Primavera P6 visita www.bie.pe o escríbenos a contacto @ bie.pe

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Petrobras eligió Primavera P6 EPPM para la Construcción de la Refinería Abreu Lima de 15 mil millones de dólares

Petrobras es la más grande compañía de Brasil, y una de las más grandes del mundo, trabajando para extraer, producir, refinar, vender y transportar petróleo, derivados, gas natural, biocombustibles, electricidad, y otras fuentes de energías renovables. La entidad pública, cuyo principal accionista es el gobierno de Brasil, cuenta con más de 100 plataformas de perforación, 16 refinerías y 6.000 estaciones de gas en 28 países.

Para satisfacer la demanda de diésel en el mercado nacional, principalmente en la región noreste de Brasil, Petrobras necesitaba construir la refinería Abreu Lima a tiempo y dentro del presupuesto de los 15 mil millones de dólares. Para lograr este objetivo, Petrobras adquirió Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management de Oracle, la adquisición de una visión integrada y en tiempo real del proyecto con acceso online para múltiples usuarios, desde el supervisor del proyecto a ejecutivos de la empresa. Con esta implementación, Petrobras adquirió la capacidad de recopilar información con respecto a 190 000 actividades que serían ejecutadas por alrededor de 40 socios a lo largo de  la construcción. Además, la empresa implementó Primavera Risk Analysis para evitar el incumplimiento de plazos y costos excesivos mediante el cálculo probabilístico de cumplimiento de plazos y la evaluación de las actividades que requieran atención.

DESAFIOS

• Integrar los programas de gastos suplementarios para la construcción del proyecto de la refinería de petróleo Abreu Lima, con la participación de 40.000 personas y un total de 190,000 actividades.
• Adoptar una solución de gestión de proyectos con acceso online para consolidar fácilmente actualizaciones de casi 40 socios, como constructores y proveedores de materiales y equipos.
• Habilitar gerentes de proyecto y ejecutivos de la empresa para obtener el control sobre el avance de los proyectos de refinerías, que representan una inversión de 15 mil millones de dólares.

SOLUCIONES

• Adquisición de Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management de Oracle, para monitorear 40 socios que participan en la construcción de la refinería Abreu Lima, en el Estado de Pernambuco
• Uso de las capacidades online de la herramienta para recopilar información con respecto a 190,000 actividades a realizar en el campo por los socios hasta que se complete la construcción
• Proporción de tiempo real detallada, y vista online de varios proyectos para múltiples usuarios, desde supervisores del proyecto hasta ejecutivos de la empresa, permitiendo un efectivo monitoreo de cada etapa del proyecto
• Seguridad de la información garantizada mediante el control de acceso, ya que cada socio sólo puede ver su respectivo elemento del proyecto , mientras que proporciona una vista consolidada a los ejecutivos de Petrobras, para que puedan lidiar con eventos inesperados y evaluar con precisión los cargos en caso de incumplimiento de plazos
• Uso de Primavera Risk Analysis para el cálculo probabilístico de cumplimiento de los plazos, evaluar qué actividades requieren atención para evitar el incumplimiento de plazos y costos excesivos, y determinar los riesgos e impactos para cada cambio de planificación para garantizar la construcción de la refinería no se retrase
• Los programas de operación integradas para 190,000 actividades asociadas con las fases del proyecto a largo plazo, a clarificar las consecuencias de los cambios y permite a los administradores a tomar medidas preventivas para mitigar cualquier impacto negativo en la finalización del proyecto
• Habilitado el desarrollo rápido de los reportes semanales para apoyar las decisiones de gestión, lo que garantiza la gestión a plazo firme y realista

¿Por qué Oracle Primavera P6 EPPM?

Petrobras optó por Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management de Oracle, ya que es la única herramienta del mercado capaz de integrar cerca de 180 pequeños proyectos implicados en el gran proyecto de la refinería de petróleo, con cada iniciativa que mantiene su propio horario.

"Nuestra construcción implica aproximadamente 40 grandes organizaciones asociadas, incluidos constructoras y proveedores, y requerimos la supervisión constante y efectiva con Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management de Oracle para cumplir con nuestros plazos", dijo Ricardo Távora, Gerente de Planificación y Control de Ingeniería para la construcción de la refinería, Petrobras.

Para más información sobre Oracle Primavera P6 EPPM escribe a contacto@bie.pe

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¿Por qué no usar software pirata de Oracle Primavera P6?

Es importante recordar que en este software tenemos la información del portafolio de proyectos de la empresa, que va desde cientos de miles de dolares hasta miles de millones de dolares. En este sentido invertir en licencias originales es prioritario para asegurar la integridad de la información y el funcionamiento correcto de los cálculos, estimaciones, herramientas y parámetros del software Oracle Primavera P6.

Tener un cronograma de proyecto con datos errados y en consecuencia un portafolio de proyectos con estos cronogramas, es imposible de gestionar, además del impacto en las decisiones que se pudieran tomar, ya que la información esta corrupta.

Piratería y Problemas con Software Ilegal

La piratería informática es una actividad que está muy extendida, y va desde descarga de música y películas a la descarga se software. 

Son muchas las repercusiones legales que esto puede tener, sobre todo cuando se trata de establecimientos públicos o empresas, donde las multas por utilización, instalación de este tipo de programas o contenidos pueden llegar a ser realmente grandes. 

En la instalación de programas como en el caso de software Oracle Primavera P6 nos encontramos con problemas muy similares, como por ejemplo:

La inclusión de malware en la descarga (normalmente un archivo comprimido o una ISO). Esto se ha convertido, junto con el correo, en una de las principales fuentes de entrada de malware a un ordenador. 

Por un lado tenemos el uso de cracks, que no dejan de ser manipulaciones de algunos ficheros del programa, con el consiguiente desconocimiento de lo que realmente se ha modificado. 

Mención aparte merece el uso de Keygen, o generadores de claves. Estamos en muchísimas ocasiones no solo ante generadores de claves, sino ante verdaderos generadores de problemas, auténticas autopistas de entrada de malware, en especial de troyanos y spyware, con el hecho añadido de que para su buen funcionamiento se recomienda desactivar la protección antivirus y, a veces, hasta el Firewall, y por supuesto, en Windows Vista, desactivar el UAC. ¿Acaso es posible poner más facilidades? 

Y por otro lado tenemos un factor de no actualización, actualizaciones de seguridad, parches, etc, de estos programas.

El uso de programas piratas no es la solución, sino que en muchos casos forma parte del problema. No estamos hablando ya en su faceta económica o legal, estamos hablando de rendimiento y de seguridad. A todo lo expuesto anteriormente hay que añadir en estos casos la total falta de derecho a cualquier tipo de soporte o reclamación, y esto, en según qué casos, ya vale tanto o más que el costo del programa que estamos instalando. 

Es importante recordar que en este software tenemos la información del portafolio de proyectos de la empresa, que va desde cientos de miles de dolares hasta miles de millones de dolares. En este sentido invertir en licencias originales es prioritario para asegurar la integridad de la información y el funcionamiento correcto de los cálculos, herramientas y parámetros del software Oracle Primavera P6.

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