Caso de Negocios: Software a la Medida vs Solución Comercial

RESUMEN

Este documento explora el caso de negocios de elegir entre Software a la Medida y una Solución Comercial (COTS por sus siglas en ingles). Usted sabe que sus procesos actuales de control de proyectos no se encuentran trabajando. Usted  se pregunta qué tipo de solución de gestión de proyectos se adapta mejor a las necesidades de su empresa. Decidir entre software personalizable y una Solución Comercial (COTS) puede parecer una tarea de enormes proporciones. Sin embargo, si colocas los costos y ahorros juntos de cada opción la respuesta se vuelve más clara.

INTRODUCCIÓN

Todos hemos escuchado la frase “atrapado en los cuernos de un dilema”, el cual se relaciona a la necesidad de tomar una decisión entre dos situaciones igualmente desfavorables. De allí la palabra “cuernos”.

Uno podría afirmar que la mayoría de las empresas que participan en proyectos se encuentran “atrapados en los cuernos de un dilema”. Y ¿Cuál es el dilema? ¿Hay que desarrollar nuestro propio sistema de control de proyectos o comprar algo hecho?.

Ambos “cuernos” son desfavorables, en el sentido que costarán dinero. Y un precioso sobrecosto de dinero, pero ¿Son estos iguales? Me apresuraría a decir que no lo son. Escoger una solución “salida de la caja” o Solución Comercial (COTS) es la mejor decisión para una compañía. Aquí te presentamos por qué:

INVESTIGANDO OPCIONES

Un jefe del área de TI, luego de revisar los requerimientos e investigar posibles soluciones, presenta tres aproximaciones:

1. Desarrollar una solución “In House”: Explicó que hace 05 años, ABC Limited utiliza un sistema interno que se desarrolló por su departamento utilizando una base de datos MS Access. Aunque no era una solución integrada, cumplía con sus necesidades en aquel tiempo. Sin embargo, debido a la reducción de costes de la empresa provocada por una caída en el mercado, se vió obligada a dejar de lado una gran cantidad de su personal de programación. De ahí que su departamento ya no podía brindar soporte técnico para el software desarrollado, que eventualmente resultó en el traslado de su trabajo a Excel. Dijo que aún estaba en contacto con los miembros de su viejo equipo de programación y que probablemente sería capaz de convencer a algunos de ellos para volver. De esa manera se podría aprovechar sus conocimientos más allá de los procesos de la compañía y desarrollar una solución personalizada que satisfaga exactamente sus necesidades.

2. Desarrollar una solución Personalizable: También se comunicó con un par de vendedores que se especializan en proveedores soluciones que pueden ser personalizadas para cumplir con sus necesidades. Ambos vendedores proporcionaron un producto base con licencias de usuario y costos de mantenimiento, pero ofrecieron además personalización especializada  para su producto base para lograr todos los requerimientos del cliente.

3. Comprar una solución COTS: El Jefe de TI explicó que este vendedor de software proporcionó una solución integrada que podría cubrir todas sus necesidades, pero podría requerir que ABC Limited modifique algunos de sus procesos de trabajo actuales en orden de adaptarse a las funcionalidades del software. Además porque es un producto tal cual (COTS) y el licenciamiento cuesta un poco más.

REQUISITOS Y COMPARACIÓN DE COSTOS

El Director entendió que aunque el Jefe de TI ofreció tres soluciones, había realmente solo dos posibles. El desarrollo de una solución “in-house” no era una opción que se consideraría. El mercado podría volver a caer lo que podría llevar a reducir nuevamente los gastos generales de TI. Mientras que un sistema personalizado podría eventualmente proporcionarles el mejor ajuste para que coincida con sus procesos de trabajo actuales, en el largo plazo, podrían terminar en la misma situación en la que se encuentran actualmente. Además se tenía dudas sobre el aumento de los gastos generales en el apoyo a una solución “in-house” especialmente en el mercado actual.

Así el Director pidió al Jefe de TI proporcionar los costos estimados para las opciones 2 y 3. Los costos debían basarse en los siguientes supuestos

1. El costo de licencias eran para 50 usuarios
2. Los costos de mantenimiento y de apoyo debían considerarse durante un periodo de 10 años. Lo cual consideraba una vida razonable para el software en cuestión.
3. Los costos de desarrollo en la prestación de los requisitos funcionales y para la integración con sus sistemas heredados existentes
4. Los costos de capacitación para 50 usuarios
5. Una estimación de los ahorros que cada solución proporcionaría sobre su vida útil de 10 años. Se supuso que el software debe proporcionar mejoras en la eficiencia y se debe asegurar que el Consejo Ejecutivo evalúe esto en el análisis a prepararse.

El Jefe de TI proporcionó al Director los siguientes datos:

* El ahorro de costo anual se basa en un 5% de mejora en la productividad en los costos de trabajo de Servicios de Proyecto

El Jefe de TI explicó que las estimaciones se basaron en reuniones con dos vendedores así como consultas adicionales que realizó a algunos de sus actuales clientes.

El costo de licenciamiento es un poco menor para la solución personalizable, que es algo que esperaba, ya que ellos solo proporcionaron una versión base de su software. Los costos mayores para la solución COTS también tienen sentido, ya que tanto como los formatos GUI, cálculos y reportes se encuentran listos y accesibles. Este no es el caso para la versión base de la solución personalizable.

Los costos de implementación son significativamente mayores en la versión base de la solución personalizable. Mientras que el vendedor declaró que serían capaces de proporcionar una versión de producción de su software en 12 meses, se había comprobado con algunos de sus clientes existentes que la implementación realmente tardaba más tiempo. Existieron una serie de razones para ello que incluyeron cambios en el ámbito de aplicación. El sentía que esto era típico cuando se trataba de una solución personalizada. Los clientes indicaron que como el progreso del desarrollo de la personalización tomaba un tiempo, los requerimientos para el software también cambiaban en ese lapso y el vendedor se encontraba muy feliz de hacer las modificaciones que tenían costos adicionales. Debido a esta situación se decidió duplicar la estimación del vendedor en orden de tomar una aproximación conservadora.

Los costos de implementación para la solución COTS eran mucho menores, como era de esperarse. El vendedor respectivo estimó dos meses, los cuales en su mayoría involucraban la adopción de la estructura de codificación y la preparación de un proyecto piloto como una prueba de concepto de la compañía que se utilizaría en proyectos posteriores. Además, no era un requerimiento interconectar con su sistema de ERP. Debido a esto y para tener un enfoque también conservador, se decidió también duplicar la estimación de este vendedor.

El costo de capacitación no varía para cada proveedor, pero el ahorro de los costos de adopción de cualquier de los software es difícil de determinar. A partir de la experiencia se decidió que el uso de un sistema integrado podría resultar en un reducción del 5% en los costos de trabajo de los procesos de proyectos. Suponiendo un costo promedio de 140 000 por cada empleado, el monto del ahorro suma 350 000 por año. El ahorro podría ocurrir sobre un periodo de 8 años para la solución personalizable y 9.33 años para la solución COTS, esto dado los diferentes tiempos de implementación.

PREPARACIÓN DE LOS CÁLCULOS DE VALOR PRESENTE NETO

Con esta información, el Director se reunió con el área de Financiamiento Corporativo y consultó por los costos de endeudamiento de la compañía para financiar una inversión de capital. Se le indicó que existía una taza de 7%. A partir de allí el Director preparó el siguiente cálculo del Valor Presente Neto para determinar el valor de cada inversión.

Según el análisis VAN, la solución COTS es una inversión mucho mejor y el periodo de recuperación es significativamente más corto.

Ambas inversiones generan un VAN positivo. Pero la solución COTS genera un VAN significativamente mayor. Mientras que el costo de licenciamiento y mantenimiento anual son mayores para la solución COTS, el mayor costo de la implementación de la solución personalizable puede resultar en no recuperar los costos de software hasta el sexto año. Para la solución COTS, la inversión inicial del software puede ser recuperada a partir del segundo año.

DECISIÓN TOMADA

Como puede suponer, el Director recomendó la solución COTS a la junta directiva. No solo fue el VAN significativamente mejor (por un factor de tres para este caso), pero también la decisión cubriría algunas preocupaciones que se tenía sobre mejoras durante el ciclo de vida del software. Con la solución COTS, las mejoras son proporcionadas automáticamente gracias a los costos de mantenimiento anual. Además, ellos realizan mejoras al software producto del uso de distintos usuarios. Por último los costos de formación pueden ser más bajos ya que podrían existir en el mercado usuarios con conocimiento del software COTS. Este no fue el caso de la solución personalizable. Cualquier nueva característica requeriría negociaciones de precios con el vendedor para más trabajo especializado. De hecho, ABC Limited podría ponerse en una situación en la que estarían atados al vendedor siempre. También, porque en una solución personalizada la capacitación y entrenamiento serían mayores, y los costos de contratar personal para la misma siempre serán altos sin existir la posibilidad de nuevos empleados ya formados. Por todo lo anterior nos podemos preguntar ¿Personalizable o COTS?. Los dos cuernos del dilema. Podríamos decir, es el tiempo de tomar al toro por los cuernos y tomar la decisión correcta.

Sobre el Autor

Ettorino Di Giovanni

Project Manager Solution Expert

ARES Project Management

Ett Di Giovanni lidera la gestión del producto para ARES Project Management, quienes desarrollan el software de gestión de costos integral ARES PRISM. Su carrera inicia como una scheduler durante el periodo “BC” (Antes de las computadoras por sus siglas en ingles). Por más de 30 años Ett además ha obtenido conocimiento práctico y experiencia en estimación, ingeniería de costos, valor ganado, administración de contratos, compras, contabilidad de proyectos, gestión de materiales, control documentario y gestión de campo.