La WBS en Primavera P6 EPPM - Módulo Web

Es importante trabajar con una WBS ya que representa la estructura de desglose del trabajo de un proyecto. Una WBS  es una estructura usada para descomponer o dividir el trabajo del proyecto hasta el nivel de entregables fácilmente identificables por el equipo del proyecto; ayuda a mejorar la gestión del alcance del proyecto, para definir y comunicar este alcance a los diferentes involucrados del proyecto, así como calcular el avance de los mismos.

La WBS no es lo que tenemos que hacer, es decir las tareas o actividades del proyecto. Una WBS se refiere a lo que nosotros debemos proporcionar (entregables) en cada etapa y al final del proyecto.

Por lo anterior expuesto, es importante identificar claramente los entregables del proyecto y hacer seguimiento del grado de cumplimiento de cada uno. Para ello, es importante definir un mecanismo de control que nos permite tener claridad con los indicadores y métricas que usaremos y un proceso de cómo se recopilará dicha información.

Utilizando el software Primavera P6 EPPM - Módulo Web te permite crear la WBS dentro de cualquier proyecto en el que tengas los privilegios de acceso y de edición de WBS.

Cuando los usuarios utilizan por primera vez Primavera P6 EPPM - Módulo Web, tienen problemas al momento de agregar un elemento del WBS, esto es dado que la interfaz es diferente al Módulo Cliente de Escritorio comúnmente conocido. Esto genera incertidumbre al momento de no poder realizar estas funciones pensando erróneamente que se debe a niveles de seguridad de tu usuario, algún mal funcionamiento del software o incluso una mala instalación del mismo.

Primavera P6 EPPM - Módulo Web une algunas funcionalidades logrando que el usuario trabaje de una forma eficaz. Por ejemplo la creación y la edición de la Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS) y los proyectos, en Primavera P6 EPPM - Módulo Web, se realiza en una misma página logrando que el usuario tenga una mejor interacción visual en el software. Esto mismo en el Módulo Cliente de Escritorio se hacen en ventanas separadas.

De igual manera ocurre con la WBS. Podemos crear y modificar la WBS y al mismo tiempo, añadir una actividad en la página Activities. En la imagen siguiente se observa que se puede editar la WBS en la página Activities.

Creando la WBS

Para crear una WBS siga el siguiente procedimiento:

1) Abrir el proyecto donde desea crear el elemento del WBS y diríjase a la página Activities.

2) Seleccione un elemento del WBS o el Project Name (en el caso de que no haya una estructura de WBS) y luego pulse en el botón derecho del cursor para desplegar el menú de opciones.

a. Para añadir un sibling, seleccione: Add - Add Sibling WBS.

b. Para añadir un child, seleccione: Add - Add Child WBS.

3) Utilice los iconos de la barra de herramientas de movimiento para mover los elementos del WBS creados al nivel que nosotros deseamos.

4) Una vez que hemos colocado el elemento del WBS, podemos cambiar el nombre del WBS pulsando dos veces en el campo WBS/Activity.

5) También podemos editar el WBS code en la ventana de detalles General como se muestra en la figura.

6) Pulse en el icono Save   para guardar los cambios realizados en el software.

Muchas veces, al intentar crear una WBS en Primavera P6 EPPM - Módulo Web, no están habilitadas las opciones que nos permiten agregar un elemento del WBS como se muestra en la figura.

Esto mayormente se debe a que la vista que usamos no es la adecuada. Solo algunas vistas te permiten agregar elementos de WBS en el módulo Web.

En la figura que se muestra a continuación observamos que la vista seleccionada es Activity Count y en esta vista no podemos crear elementos del WBS.

Para cambiar la vista despliega el menú que contiene todas las vistas disponibles. Como se muestra en la figura, podemos elegir cualquier Vista que tenga el siguiente icono al lado del nombre, con ello se habilita la opción que me permite agregar elementos de WBS. Se recomienda usar la Vista Basic Gantt Chart.

Si ahora deseamos agregar un elemento del WBS, realizaremos el mismo procedimiento y notamos que las opciones están habilitadas como se muestra en la siguiente figura. Debemos seleccionar primero un elemento del WBS de la página o tener seleccionado el nombre del proyecto.

Otro detalle importante. En el módulo Web es necesario guardar la información que se ingresa. Para realizar ello, en la barra de herramientas se implementó un nuevo icono Save , el cual sirve para guardar la información agregada en el software.

Si por error salimos de la página sin haber guardado la información, Primavera mostrará la siguiente ventana.

Puede elegir Yes para guardar los cambios realizados, o No para cancelarlos. Esto es de mucha ayuda al usuario, ya que si hemos realizado un cambio y no deseamos que ese cambio permanezca podemos actualizar la página para que aparezca esta ventana y elegir No (a diferencia del Módulo Cliente de Escritorio donde se guarda automáticamente).

Nota: Para este documento hemos asumido que el usuario cuenta con los atributos y/o permisos necesarios para añadir una WBS dentro de Primavera P6 EPPM - Módulo Web.

Comparación con el Módulo Cliente de Escritorio

Si queremos hacer una comparación con el Módulo Cliente de Escritorio veremos que se necesita crear la WBS en una ventana y las actividades en otra como se muestra en la siguientes figuras. Aquí se muestra la ventana para trabajar la WBS o Desglose de Tareas según la traducción de la interfaz del software.

Por otro lado tenemos la ventana Actividades donde se trabajan las actividades solamente. Si bien en la ventana Actividades uno puede visualizar los niveles de la WBS, no se puede modificar la misma en esta ventana.