La Ejecucion de un Planeamiento Estrategico exitoso requiere una Gestión de Portafolio disciplinada

Si no sabes dónde te encuentras ubicado, no tienes mucha esperanza de llegar al lugar planeado.  Los ejecutivos y gerentes senior solamente entienden esto muy bien cuando ellos enfrentan su problema número uno: ejecución de estrategias.

Asumiendo que tienes una estrategia, por consecuencia tienes un destino que lograr por ahora, pero ¿Cómo sabe usted en que momento ha logrado ese destino? ¿Cómo sabrás cuando te encuentras desviandote del curso planeado y cuando estas realizando un progreso real para lograr tus objetivos?

La respuesta reside en ser capaz de medir el rendimiento de la compañía contra los objetivos estratégicos. De la misma forma que las firmas financieras crean programas, proyectos o iniciativas para lograr sus objetivos estratégicos, ellos necesitan monitorear y medir estas actividades tan bien como sus influencias sobre una selección de métricas de negocios generales para identificar si requieren realizar un ajuste a su curso de acción.

Lejos de ser un rol reservado para el staff de gerencia de operaciones y de proyectos, el monitoreo de las iniciativas es un proceso estratégico esencial y debería suceder a un nivel empresarial, indica Robert Kaplan, un profesor de Harvard Business School. Como un autor de docenas de libros y más de 125 papers publicados que abordan la gestión del rendimiento, Kaplan ha ganado el reconocimiento internacional desde grupos profesionales hasta los académicos.

Él indica que el seguimiento y control de los proyectos debería ser integral con procesos estratégicos de monitoreo. “No tienes un sistema diferente donde puedas indicar ‘Aquí es donde implementamos la estrategia´. La estrategia es implementada por empleados que hacen su trabajo; la implementación de iniciativas estratégicas es siempre operacional.”

“La única cosa que haces día son operaciones. Nadie hace estrategias día a día. La pregunta clave es, ¿Se encuentran las operaciones y los proyectos que haces en el día a día basados en una relación hacia los objetivos estratégicos?

Relacionando la Estrategia con la Ejecución con un sistema de seis etapas

El profesor Kaplan y su co-autor Dr David Norton, consultores y fundadores de Palladium Group, han desarrollado un método de seis etapas para relacionar la estrategia con la ejecución con el cual ayudan a los negocios ir a donde ellos han planeado ir.

“Nuestro sistema alinea las iniciativas estratégicas con los objetivos estratégicos. Este alineamiento hace la gestión de proyectos, que puede ser vista tradicionalmente muy operacional o muy táctica, actualmente en muy estratégica”. Indica el profesor Kaplan.

“Sin este enfoque las organizaciones indican ‘Aquí esta nuestra estrategia, aquí esta nuestro plan de cinco años, aquí están 30 iniciativas que realizaremos en los próximos cinco años’, y ellos gestionaran cada uno de esos proyectos aisladamente con 30 sistemas de seguimiento y control de proyectos diferentes. Esto no se ve muy estratégico. Y realmente no lo es.”

El plan de seis etapas

1. Desarrolla una estrategia evaluando tu misión, valores y visión. Analiza la competencia externa, la economía y el entorno. Usa el análisis SWOT (FODA) y luego elige tus estrategias diferenciadoras.
   
   
   Beneficios de Gestión de Portafolios de Proyectos Empresariales: Captura los objetivos estratégicos y produce indicadores de rendimiento claves de los proyectos en línea con los objetivos
   
   
2. Planifica la estrategia usando mapas de estrategias y Balanced Score Cards (BSC); define los objetivos flexibles para su medición y selecciona el portafolio de iniciativas estratégicas.
   
   
   Beneficios de Gestión de Portafolios de Proyectos Empresariales: Relaciona iniciativas con los objetivos estratégicos. Además asigna presupuestos, recursos de persona y tiempo para todas las iniciativas.
   
   
3. Alinea la organización con la estrategia asegurando unidades organizacionales y empleados que se encuentren alineados con los objetivos en el mapa estratégico y las métricas del BSC.
   
   
   Beneficios de Gestión de Portafolios de Proyectos Empresariales: Permite a los mismos objetivos y KPIs ser usados por los gerentes de las unidades de negocios y las unidades operativas que ejecutan proyectos para asegurar que se encuentra en línea con la estrategia.
   
   
4. Planifica las operaciones usando herramientas tales como la gestión de la calidad y gestión de proyectos, re-ingeniería, tableros de procesos, desarrollar proyecciones, costos basados en actividades, planeamiento de la capacidad de recursos y un presupuesto dinámica.
   
   
   Beneficios de Gestión de Portafolios de Proyectos Empresariales: Facilita a las unidades operativas el desarrollo de planes más detallados para soportar iniciativas y capturarlas en software que puede ser compartido evaluado a lo largo de toda la empresa.
   
   
5. Monitorea y aprende de los problemas, limitaciones y desafíos. Mensual o trimestralmente las reuniones de revisión ayuda a los ejecutivos a afrontar incidentes estrategias usando la misma información.
   
   
   Beneficios de Gestión de Portafolios de Proyectos Empresariales: Comunica el progreso y los resultados para todas las iniciativas y proyectos a lo largo de toda la empresa.
   
   
6. Prueba y adapta la estrategia usando información de operaciones internas y nueva información de entorno externa e información competitiva.
   
   
   Beneficios de Gestión de Portafolios de Proyectos Empresariales: Captura y compara los resultados de iniciativas completadas contra los objetivos estratégicos.

Colocando los proyectos en el corazón de la estrategia

Con BSC puedes medir más que alineamiento de los proyectos con la estrategia. Al contener medidas de la compañía, ambos tanto como medidas financieras e intangibles, y medidas no financieras tales como satisfacción del cliente, relacionando la gestión de portafolio de proyectos con las medidas estratégicas de BSC, los empleados puedes ver como los proyectos ayudan a lograr los objetivos estratégicos empresariales.

Aplicando gestión de portafolios de proyectos y BSC significa que los proyectos pueden ser justificados por criterios adicionales más que solamente retorno financiero, como el profesor Kaplan indica. “Puedes tener un proyecto para mejorar la lealtad de los clientes y esa es una justificación en su propio derecho. Puedes decir ‘Nosotros pensamos que esto incrementará la retención en  un 20%, o podría ser un proyecto para acelerar el tiempo de desarrollo de nuevos productos. Estas mejoras pueden ser críticas para la estrategia de toda empresa´”.

“Los proyectos pueden obtener su justificación en mejorar las métricas de BSC de acuerdo con nuestra teoría de estrategia que es una de las relaciones para lograr el rendimiento necesario para lograr los objetivos.”

Sin ese mecanismo de retroalimentación, los proyectos puedes verse grandiosos mediante las métricas financieras, pero no tendrán relación alguna con la estrategia empresarial. ‘Cando evalúas el proyecto, y preguntas ¿Fue realizado a tiempo? ¿Fue realizado dentro del presupuesto? ¿Si? Ese fue un gran proyecto, el proyecto fue exitoso.’ Bien ese proyecto podría no ser exitoso si no generó el entregable que necesitabas para dicho proyecto: una reducción en el tiempo o una mejora dramática en el tiempo del rendimiento.

Un equipo para la Estrategia

Sea cual sea la estrategia que elijas y aunque sea medida, requiere que alguien sea responsable de asumir la responsabilidad de asegurar que los líderes del negocio tengan la información y las rutinas en lugar para poder hacer un seguimiento eficiente. Si no existe una estrategia de riesgos adecuada, esta puede perder el camino y ser vista como una actividad que se realiza una sola vez.

“Se necesita un pequeño grupo o equipo cuyo único trabajo sea ayudar a la organización a implementar su estrategia”, indica el Profesor Kaplan.

Esta “Oficina de Gestión de la Estrategia” podría ser solo un puñado de personas cuyo único trabajo sea mantener funcionando el sistema de ejecución de la estrategia para que no caiga en desuso o en decadencia.

Mientras tanto, una estructura corporativa también necesita ser reflejada en cómo el progreso de la estrategia es medida. Ayuda a organizar el mapa de la estrategia y a los proyectos resultantes en grupos más pequeños de temas estratégicos. Un tema puede ser excelencia operacional o aprendizaje y creación de una cultura de alto rendimiento. Cada departamento o unidad puede tener diferentes formas de interpretación de los temas que sea apropiada para su mercado o su función en la organización, sin embargo al final todo ellos se juntan bajo una misma estrategia.

Ya no se hacen negocios definiendo un camino hacia el destino deseado y esperar que se mantenga el curso requerido con mucha esperanza. Combinando este sistema de seis etapas para planificar y ejecutar la estrategia con herramientas de software que permiten a los equipos ejecutivos hacer seguimiento de su portafolio de proyectos midiéndolos contra la estrategia, los líderes de negocios ahora tienen herramientas para conocer en qué punto se encuentran del camino. Usando estas herramientas sabiamente permiten superar los retos presentes en el camino y convertir la estrategia en éxito.

¿Cómo Primavera P6 EPPM puede ayudarte a mejorar la ejecución y control de la estrategia de tu empresa?

Al integrar todos los proyectos en una sola plataforma de despliegue empresarial, podemos controlar el impacto de la ejecución de cada proyecto con su ROI o VAN. 

Considerando periodos de retrasos o adalentos, gastos totales y riesgos de la ejecución. Dicho de otra manera, conociendo el rendimiento de cada proyecto. Con ello podemos saber la salud de cada portafolio de proyectos rápidamente y relacionarlos con las métricas buscadas para el éxito de la salud empresarial.

Y con ello poder analizar cual es la combinación optima (escenarios) para obtener el mejor beneficio cuando los recursos disponibles no alcanzan para ejecutar todas las iniciativas en la organización.