¿Cómo crear un layout de seguimiento para un proyecto en Primavera P6?

En Primavera P6 Professional puedes crear cuatro tipos de diseños o layouts de seguimiento. A continuación describimos cada uno de ellos.

• Project Table: Muestra la información de los proyectos en una vista de tabla.
• Project Bar Chart: Muestra la información de los proyectos en barras horizontales.
• Project Gantt/Profile: Muestra la información de proyecto en columnas y en un diagrama de Gantt en la ventana Top Layout y la información del proyecto distribuida en el tiempo en forma de hoja de datos en la parte Interior de la vista.
• Resource Analysis: Muestra la información de uso de recursos distribuida en el tiempo en tres formas: Vista de Diagrama de Gantt, vista de uso de perfile y hoja de datos. Cuando tu muestras el diagrama de Gantt o la hoja de datos la ventana que contiene la vista incluirá columnas de dato en el panel izquierdo. Puedes usar una vista de Resource Analysis para examinar la asignación para uno o más proyectos específicos y/o para la asignación total en todos los proyectos en toda tu organización. 

A continuación te describimos los pasos para tener una vista o layout de seguimiento.

1. Selecciona Enterprise y luego Tracking.

2. En la ventana de Navegación de Proyectos elige el proyecto o nodo de EPS para el cual deseas crear un layout o vista.

3. Pulsa en barra Option Display en el menú de diseño superior. Luego pulsa, Layout y luego pulsa New.

4. Aparecerá una ventana de cuadro de dialogo New Layout, ingresa el nombre que deseas asignarle a esta vista o layout y también selecciona el tipo.

5. A continuación elige si esta vista o layout estará visible para el usuario actual (Current User) o para todos (All User). Es importante recordar que Primavera P6 Professional puede trabajar centralizado en una base de datos y tener múltiples usuarios ingresando desde distintas licencias (equipos)

6. Al finalizar tendremos un layout de seguimiento.

¿Cuáles son sus experiencias con el uso de las columnas de datos en Primavera P6? 

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Como sumariza la data Primavera P6 Professional

A continuación describimos como P6 Professional calcula y muestra la información resumida para los costos y unidades, campos de usuario personalizados, fechas, duraciones, holguras, progreso, líneas bases, información de comparación y variaciones.

Unidades y Costos

P6 Professional totaliza los ítems de costos y data de unidades, tales como el costo presupuesto o planificado y cantidades presupuestadas y planificadas, sumando los valores para cada actividad en la sumarización

Campos de usuario Personalizados

P6 Professional sumariza estos campos de acuerdo al tipo de cada uno. Por ejemplo, los ítems que representan fechas de inicio mostraran la fecha de inicio más temprana, e ítems para fechas de finalización mostraran las fechas de finalización más tardías. Un campo numérico es sumado para sumarizar actividades.

Fechas

Si muestras fechas tempranas, P6 Professional mostrará la primera fecha temprana (o actual) de inicio y la última fecha temprana (o actual). La misma regla aplica para fechas tardías y las fechas tempranas y tardías metas.

Duraciones

P6 Professional sumariza los valores de duración originales o planeados y remanentes. Para actividades sin progreso (no iniciadas), las duraciones originales o planeadas y remanentes son los números de periodos de trabajo entre la primera fecha de inicio y la última fecha de finalización. Si la actividad sumarizada tiene una fecha de inicio actual, P6 Professional calcula la duración original o planeada desde la fecha de inicio actual hasta la última fecha de finalización. En este caso, P6 Professional, calcula la duración remanente desde la fecha más temprana de las fechas de inicio temprano hasta la última de las fechas de finalización tempranas.

Si la actividad sumarizada tiene un 100% de avance, P6 Professional, calcula la duración original o planeada como la diferencia entre la fecha de inicio actual y fecha de finalización actual; la duración remanente es cero en este caso.

Si muestras la duración actual, la data es calculada como sigue:

Earliest Actual Start - Data Date 

(for activities with no actual finish date)

Earliest Actual Start - Latest Actual Finish 

(all activities in the summary must have an actual finish date)

Holgura

Puedes basar la holgura total de la data sumarizada en las fechas de inicio, fecha de fin, o más fechas más críticas. Esto se puede configurar en el software en la opción del cronograma.

Si basas la holgura en las fechas de inicio, y todas las actividades se encuentran asignadas al mismo calendario, la holgura total es la diferencia entre la primavera fecha de inicio tardío y la primera fecha de inicio temprano en los periodos de trabajo.

Si basas la holgura en las fechas de fin, P6 Professional usa la última fecha de fin tardía y última fecha de fin temprana para calcular la holgura tota. 

La holgura más crítica es la más baja holgura total encontrada en las actividades para cada grupo sumarizado.

Si todas las actividades no se encuentran asignadas a un mismo calendario, P6 Professional define la holgura total basada en el calendario global por defecto. 

Progreso

La medida más simple de “percent complete” usa la duración para comparar el monto de tiempo remanente para finalizar la actividad según su duración original o planeada. En este caso, P6 Professional usa el siguiente ratio para cada grupo sumarizado.

[(Summary Current Original or Planned Duration – Summary Remaining Duration) / Summary Current Original or Planned Duration] * 100

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Opciones Cálculo de Cronogramas de Proyectos en Primavera P6 PPM: Retained Logic y Progress Override

La opción de “Retained Logic” y “Progress Override” puede afectar drásticamente tu cronograma dependiendo en cual es usada, por lo que es importante entender los detalles de cada uno de ellos.

En la ventana “Schedule Option”, Primavera P6 nos muestra tres opciones para determinar cómo programará las actividades cuando ocurre un progreso fuera de la secuencia lógica del cronograma.

Un ejemplo de un progreso fuera de la secuencia lógica del cronograma es cuando una tarea sucesora se le permite iniciar prioritariamente antes de la finalización de su predecesora, asumiendo que existe una relación “Finish-to-Star” asignada entre ambas.

Presionando F9 en tu teclado y seleccionando “Options”, aparecerá la ventana “Schedule Options” en donde puedes seleccionar una de las tres opciones: “Retained Logic”, “Progress Override” o “Actual Dates”.

Retained Logic

La duración remanente de una actividad en progreso no se programará hasta que todas sus predecesoras se hayan completado. Esto previene recargar de tareas el frente mientras que sus predecesoras no se han terminado completamente.

Como puedes ver en el gráfico, a pesar que la Actividad B ha iniciado antes, P6 no permitirá que la parte restante de la actividad continúe hasta que su predecesora Actividad A sea completada.

El siguiente plan muestra como la opción “Retained Logic” previene la carga de tareas.

Progress Override

Con esta opción la lógica de red es ignorada y la Actividad B puede iniciar sin demora cuando la Actividad A aún tiene duración restante. A pesar de que la lógica de relación con su predecesora se mantiene intacta, la relación es ignorada y su predecesora es tratada como si tuviera un fin abierto, resultado en una holgura positiva no realista. Esto además muestra que la Actividad B puede realizarse en paralelo con la Actividad A, pero la disponibilidad de recursos podría no permitir esto.

Este tipo de cronograma no previene la carga de trabajo en el frente (próximo al Data Date) que podría generar un incremento de los recursos planificados o una asignación inadecuada del trabajo.

Como puedes ver, la Actividad B ahora se realiza en paralelo con la Actividad A. La Actividad C que originalmente se programaba para el 11 de Junio, pero ahora es programada para el 06 de Junio ; por lo que hacer esto ha “jalado” el trabajo del cronograma hacia atrás y ha incrementado la asignación de recursos.

Actual Dates

Esta opción es similar a “Retained Logic”, pero las fechas reales son usadas para calcular la pasada hacia adelante y hacia atrás; además de tratar las fechas reales similarmente a restricciones. El resultado puede generar un valor no realista de holgura negativa.

Revisando el log del cronograma se mostrará detalles sobre tu proyecto y su configuración.  Las actividades fuera de la secuencia lógica son aquellos ítems que pueden ser vistos ejecutando este log.

Para ver el log del cronograma para tu proyecto sigue los siguientes pasos:

1. Pulsa el botón F9 en tu teclado

2. Activa la casilla “Log to File” en la ventana “Schedule”

3. Pulsa en el botón “Schedule”

4. Pulsa el botón F9 en tu teclado nuevamente

5. Ahora que la opción “Log to File” ha sido seleccionada, tu puedes ver la ruta del log. Una vez abierto el log busca la opción de “Warnings” y dentro la sección “Out-of-sequence activities”.

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Asignando Recursos a un cronograma de proyecto en Primavera P6 PPM

Para asignar un recurso a una actividad uno debe seguir los siguientes pasos en la venta de actividades

1. Selecciona la actividad respectiva
2. Busca la pestaña de recursos en la ventana de detalles
3. Selecciona Agregar un recurso
4. Busca el recurso en la ventana de recursos que se desplegó
5. Selecciona el recurso

También puedes hacerlo de la siguiente manera

1. Selecciona la actividad respectiva
2. En la barra de herramientas derecha pulsa el botón recursos (hombre de azul)
3. Busca el recurso en la ventana de recursos que se desplegó
4. Selecciona el recurso

El recurso se habrá asignado a la actividad. Si deseas asignar un recurso a múltiples actividades, selecciona todas las actividades pulsando CTRL o SHIFT mientras la ventana de recursos se encuentra desplegada y luego pulsa asignar recurso.

Unidades de Recursos

Luego de asignado el recurso a la actividad busca la pestaña de recursos en la ventana de detalles que se encuentra en la parte inferior. Las siguientes columnas de mostrarán en la vista por defecto.

1. Resource ID Name: Este es el ID del recurso seguido del nombre. Ambos separados por un punto “.” Y puede ser editado.
2. Price/Unit: Este es el Precio por unidad definido previamente para este recurso. No puede ser editado desde esta vista. Un recurso puede tener hasta cinco valores asociado. Este valor se considera por defecto para el periodo de trabajo no considerado como horas extra y está asociado a una fecha a partir de la cual se hace efectivo este precio unitario. Este valor se utiliza para calcular el costo de la asignación de recursos de la actividad asignada.
3. Rate Type: Es el Tipo de Precio por Unidad seleccionado. Un recurso puede tener hasta cinco tipos de Precio por Unidad. Por defecto se asigna Standar que es uno de los cinco tipos.  Puedes cambiar el Tipo de Precio por Unidad aquí. Tu organización puede definir el nombre de cada Tipo de Precio por Unidad como parte de la Data de Nivel Empresarial.
4. Rate Source: Este valor indica que Precio por Unidad será usado para calcular los costos del recurso asignado, tal como Resource, Rol o Override. Cuando un recurso y solo un recurso es asignado a una actividad este valor se coloca automáticamente igual a Recurso. Cuando un rol, y solo un rol es asignado a una actividad este valor se coloca automáticamente igual a Rol. Mientras que para el tercer valor Override, te permite especificar directamente otro valor de Precio por Unidad que no esté definido para el Recurso.



5. Primary Resource: La persona encarga principalmente de realizar o supervisar el trabajo relacionado con una actividad o tarea específica.
6. Budgeted Units: Este valor se ingresa y se refiere a las unidades de trabajo planificadas de la asignación para el recurso en la actividad. Este valor no restringe la actividad, por lo que el valor Actual Units puede ser mayor que este.
7. Actual Units: Se refiere a la suma de las unidades actuales de la asignación en periodo normal y las pertenecientes a sobretiempo del recurso en esta actividad. Se calcula tomando las columnas “Actual Regular Units” sumado con “Actual Overtime Units”.



8. Remaining Units: Se refiere a las unidades restantes para completar la asignación del recurso en la actividad. Se calcula multiplicando el valor de “Remaining Duration” por “Remaining Units/Time”.
   
   
9. Remaining Units/Time: Se refiere a las unidades por tiempo requeridas para que el recurso asignado pueda completar el trabajo restante de la actividad.
10. Role: El nombre del Rol al que ha sido asignado el recurso.
11. Cost Account: La cuenta de costo a la cual el recurso está asignado. 

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