Se dice que los cambios del proyecto son inevitables.
De acuerdo al Fort Worth Star-Telegram (TX), el presupuesto del proyecto de la renovación del Terminal C del Aeropuerto de Fort Worth de Dallas se incrementó desde 650 millones de dólares a 2.7 billones de dólares. El director ejecutivo Sean Donohue comentó: "hubo más de 30 cambios del alcance en todo el proyecto."
Vuele hacia el noroeste hasta el estado de Washington y encontrará la más grande tuneladora de América del Norte conocida como “Bertha", la cual se encuentra detenida y con poca posibilidad de comenzar la trituración de las piedras, por debajo del centro de Seattle, hasta que una solicitud de cambio bastante grande se lleve a cabo.
La Gestión del cambio del Proyecto es a menudo el epicentro del éxito y el fracaso del proyecto. Los proyectos comienzan con un gran plan, cuando se firman los contratos, pero los pedidos de cambio nos pueden llevar a deshacernos de nuestra línea base original y empezar de nuevo completamente.
Sin embargo, usted no tiene por qué hacerlo. El hecho es que su objetivo no debe ser el de prevenir las solicitudes de cambio, sino recibir y gestionar esos cambios de manera efectiva. Si usted se está preguntando cómo gestionar las solicitudes de cambio del proyecto o quiere aprender algunas buenas prácticas para la gestión del cambio en su proyecto capital, siga leyendo.
El proyecto de infraestructura estratégica más grande en el Reino Unido gestionado por Crossrail procesa más de mil solicitudes de cambio cada mes aún en todo el portafolio, sin embargo ellos fueron mencionados en las noticias del Reino Unido como un proyecto dentro del tiempo y del presupuesto. ¿Cómo es esto posible?
Los cambios a esta magnitud podrían paralizar la mayoría de los proyectos al elevar los costos administrativos lo cual llevaría a grandes retrasos. Sin embargo, han tenido éxito mediante el uso de algunos de estos secretos mejor guardados de la gestión del cambio. Tal vez estos consejos pueden ayudarle a tener éxito también.
Paso 1: Reciba los cambios, no luche contra ellos.
Veámoslo detenidamente. Los cambios pasan. Lo que importa es lo que haces con ellos. Establezca un tono en el proyecto que usted espera y planifique para los cambios. Evite condenar personas por pedir un cambio. Es mejor crear transparencia que pelear por los cambios en los reclamos.
Paso 2: Sea el primero en hablar
A diferencia de un buen vino, los problemas del proyecto no mejoran con la edad. Sea el primero en comunicarlo si usted es el dueño, el contratista o el ingeniero. Llámelo como un cambio. Todo el mundo va a trabajar en equipo, si todos ustedes están trabajando bajo la suposición de que es un cambio.
Paso 3: Establezca fondos de contingencia para cambios
Sea transparente (en un nivel de alta dirección) con sus fondos de contingencia. Utilice estos fondos por sólo dos razones: para financiar los cambios y para pagar por la mitigación del riesgo. No utilice estos fondos para pagar por los retrasos o por el tiempo perdido.
Paso 4: Automatice el proceso de solicitud y autorización del cambio
Utilice un software integrado de gestión de costos como ARES PRISM G2 para automatizar el proceso de flujo de trabajo. Los sistemas de gestión de costos pueden seguir un proceso para las pequeñas órdenes de cambio y un proceso de múltiples pasos para las órdenes de cambio de mayor tamaño. Tiene que ser en un sistema de gestión de costos, porque todo el impacto se mide en costo (incluso programar como en última instancia, es medida en costo).
Paso 5: Establezca metas y mejore
Mida el tiempo de ciclo que tarda una orden de cambio para pasar de Solicitud de Orden de Cambio (COR por sus siglas en inglés) hasta completar el Proceso de Autorización del Cambio (CAP por sus siglas en ingles). Utilice su Comité de Dirección de Cambios tempranamente y con frecuencia en el inicio de los proyectos donde los cambios cuestan menos. Después que los cambios más grandes sean manejados, vaya a un proceso de autorización por niveles y trate de mantener el tiempo de ciclo de cambios a un número objetivo de días. Usted sólo mejorará lo que mida.
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