¿Por qué fracasan los proyectos?: Evitando las Dificultades Clásicas

Hay un viejo refrán que dice lo siguiente: "Nosotros podemos hacer lo que queramos, pero no podemos hacer todo lo que queremos" Este es el dilema clásico que se enfrentan todas las empresas. Organizaciones de todos los sectores se enfrentan al reto de ofrecer un mayor número de proyectos y programas, mientras se mantienen al plano (o decreciendo) los presupuestos y recursos. En un ambiente así, sólo uno de los resultados es posible... el fracaso del proyecto.

¿Los fracasos de proyectos son considerados normales? Creencias y estudios de gran envergadura han indicado que la mayoría de los proyectos terminan en fracaso, tal vez esto sugiere que los fracasos en proyectos se están convirtiendo en una norma aceptada. Usualmente hace referencia, en la última década, Standish Group Chaos Report citó una tasa de fracaso de los proyectos de 31% reduciendo efectivamente la barra, y con ella cualquier optimismo para un esfuerzo del proyecto exitoso.

Evitando las dificultades comunes

El fracaso del proyecto puede atribuirse fácilmente a una serie de factores. Seis áreas en particular son las que destacan como los responsables más comunes de porque un proyecto falla. Estos son Alineación Constituyente, Gestión de Riesgo Proactivo, Medición de Desempeño, Gestión y Definición del Alcance del Proyecto, Comunicación de Proyectos Críticos y Uso de la Metodología. Cada uno se discute a continuación, junto con sugerencias sobre cómo evitar las dificultades clásicas.

Alineación Constituyente

Los proyectos exitosos suceden en gran parte debido a un conjunto de interesados comprometidos. Ya sean ejecutivos de las unidades de negocio, patrocinadores o la dirección ejecutiva, la cadena de mando es generalmente un participante activo en el éxito del proyecto. Es evidente que cualquier iniciativa sufrirá enormemente si el patrocinador no está comprometido, o si los protagonistas son incapaces de desarrollar una estrategia de proyecto coherente y supervisar la dirección del esfuerzo.

El problema de alineación es crítica en los casos en que los objetivos del proyecto no están en sintonía con la visión básica de la organización. Un esfuerzo para abrir los mercados clave en Asia, cuando la organización está dedicando recursos en Europa es un ejemplo sencillo.

También hay que tener en cuenta que los proyectos a menudo fracasan porque los departamentos asignan a personas las cuales no tienen ningún interés, en vez que de personas que pueden contribuir con iniciativas. A modo de ejemplo, si un proyecto en torno a la implementación de un nuevo sistema de compra se le asigna un comprador recién contratado para ser el representante de Adquisiciones en el equipo del proyecto, el proyecto probablemente fallará.

¿Cómo evitar esta dificultad?: Un conjunto claro de metas y objetivos definidos, revisados ​​a lo largo del período del proyecto es una práctica recomendada. Cualquier corrección de curso, o incluso cancelaciones de proyectos, pueden convertirse en una rutina en este proceso. Haciendo un match de habilidades y conocimientos especializados pertinentes con los proyectos es un factor crítico de éxito. La comunicación constante, en un formato estándar, a las principales partes interesadas también ayuda. Recuerde, se necesita que la persona promedio tome siete vistas del mismo mensaje antes de que comience a resonar.

Gestión Proactiva de Riesgos

Tal vez una de las áreas de poco reporte de fracaso del proyecto es la gestión de riesgos. En muchos casos, los riesgos de los proyectos no se identifican, analizan y mitigan de manera proactiva. Incluso en los casos en que el riesgo es una parte activa del proceso de ejecución, el rigor dedicado a esta área es insignificante. Muy a menudo, los problemas se abordan de forma reactiva, causando cronogramas y presupuestos excedidos. Esto se traduce en cronogramas extendidos, excesos en el presupuesto, y las horas extras excesivas del personal y agotamiento de los mismos.

¿Cómo evitar esta dificultad?: La mejor práctica recomendada es utilizar un enfoque integrado y proactivo de gestión de riesgos para todos los esfuerzos del proyecto. Esto incluye el desarrollo y la publicación del Plan de Gestión de Riesgos y la educación de todo el equipo del proyecto sobre los beneficios de realizar la gestión de riesgos. A un nivel más específico  es necesaria la integración de los riesgos identificados al alcance, cronograma y costo. Además, el mantener de un registro de riesgos y hacer que todos los datos estén a disposición de todos a través de informes y portales de servicio para cada uno ayuda enormemente.

Medición del Desempeño

Esta es un área que recibe una gran cantidad de palabrería y más aún, en donde se entiende poco. Al no tener medidas de desempeño del proyecto conlleva a tener poca visibilidad en todas sus áreas, en donde para cada punto en el tiempo, para un proyecto, es relativo. Como resultado, los problemas de los proyectos no son notados en el tiempo ni identificados por acciones o medidas correctivas o apropiadas, todo ello lleva a una baja calidad de producto o servicio.

¿Cómo evitar esta dificultad?: Un enfoque recomendado es utilizar medidas de desempeño de proyectos estandarizados y establecer líneas base del proyecto del cronograma, esfuerzo, producto, etc. El rol de la Gestión del Valor Ganado (EVM) es importante en este caso, incluso en pequeños proyectos.

Gestión y Definición del Alcance del Proyecto

¿Le suena familiar este proyecto? El proyecto cuenta con la definición de los alcances vagamente escritos, hay problemas en la recopilación de los requerimientos del usuario, hay presión para ejecutar antes de que el proyecto se defina de manera adecuada, no hay una gestión rigurosa del alcance. Este es uno de los casos clásicos de fracaso de los proyectos a punto de ocurrir. Puede sonar trillado, pero el alcance del proyecto debe ser claro, conciso y sin ambigüedades. Debe ser claro y entendido por los interesados del proyecto, los miembros del equipo, y ejecutivos por igual.

¿Cómo evitar esta dificultad?: Lo que se recomienda es revisar el alcance del proyecto con la comunidad de usuarios y obtener el 100 por ciento de implicación a lo que está a punto de ser realizado y entregado. Una comprensión clara del alcance es esencial para lograr el compromiso y la ejecución con éxito. Obtener un acuerdo sobre lo que es por dentro y fuera, del alcance. Puede ser apropiado para crear y utilizar un procedimiento de control de cambios formal, incluyendo la oficina de control de cambios.

El diseño de la solución "perfecta" con un alcance muy amplio, con frecuencia conduce a proyectos complejos de varios años con interdependencias complejas. Donde sea posible, limitar el alcance de los esfuerzos realizables y bien definidos. Mientras más estricto sea el alcance del proyecto, la organización puede hacer un mejor trabajo de seguimiento de los avances y control de los resultados. 

Para proyectos complejos, costosos que contengan muchas incógnitas y riesgos volátiles, instituir una fase de investigación del alcance antes de la aprobación y ejecución del proyecto. La investigación el alcance puede tener la forma de un piloto, un trabajo de investigación de prueba de concepto, un análisis comparativo de proyectos similares, o una simulación. Independientemente del enfoque elegido, esta técnica de usar un pre-proyecto para definir el alcance traerá claridad muy necesaria para el proyecto primario y mejorar las posibilidades de éxito.

Comunicación de Proyectos Críticos

Es de vital importancia para los gerentes de proyecto y los interesados ​​estén al tanto de los avances y desafíos del proyecto en todas sus etapas. Por desgracia, los interesados por lo general se informan de asuntos críticos en una etapa en la cual el impacto en los costos, plazos y alcance son significativos o irreversibles. Una comunicación inadecuada de la situación y los problemas del proyecto está en función de las necesidades y las expectativas de los interesados que no se están gestionando adecuadamente. Obviamente, la solución de estos problemas puede disminuir la duración de las actividades planificadas del proyecto. Este problema afectará cualquier parte del proyecto.

¿Cómo evitar esta dificultad?: En primer lugar, crear un plan de gestión de las comunicaciones. Esto debería estar compuesto de dos partes: la comunicación del proyecto y comunicaciones de los interesados. Estas actividades deben iniciarse al inicio del proyecto, con particular esfuerzo puesto en la realización de un análisis de los interesados ​​para identificar las necesidades de las expectativas y de comunicación. Esté preparado para entregar el estado del proyecto y actualizaciones a través de más de un vehículo de entrega de información con el fin de atender las diversas necesidades de los interesados.

Uso de la Metodología

El rol de las metodologías al entregar un proyecto exitoso es a menudo pasado por alto. Sin duda, una gran variedad de gestión de proyectos y procesos estandarizados relacionados está disponibles. Estos incluyen los lineamientos del PMBOK, PRINCE y PRINCE 2, junto con más marcos de gobernanza orientada como ITIL y CoBiT. La elección de una metodología, ya sea estándar o específico de la organización, es secundaria a su uso y la adherencia durante la ejecución del proyecto.

¿Cómo evitar esta dificultad?: El cumplimiento de la metodología elegida es vital. Esta tarea se hace más fácil a través de la automatización y las herramientas que incorporan flujo de trabajo del proyecto en el ciclo de vida global de ejecución del proyecto

¿Qué pasa con la expectativa al fracaso?

Por lo general cuando los proyectos se desarrollan se produce un error. La percepción tiene mucho que ver con la definición del fracaso, tanto así que la percepción a menudo se convierte en realidad. Sin embargo esto no concibe la gran problemática de la idea que los proyectos tienden a cargarse desde el inicio con la expectativa al fracaso.

Se tiene 10 años de estadísticas recopiladas de fracasos de los proyectos los cuales han dejado huella. La eventualidad prevista de fracaso está integrado en el proyecto desde el principio y es una razón no escrita de la deserción de un proyecto. La superación de esta complacencia requiere un fuerte líder del proyecto y soporte de la PMO, una tendencia cultural para tener éxito, y una política de comunicación estricta destacando éxitos.

Más al grano, evitando las dificultades señalados anteriormente no garantizará el éxito del proyecto. Sin embargo ello permitiría disponer de una base sólida y fundamento sobre el cual empezar el proceso de ejecución respecto a los objetivos del proyecto e influir fuertemente en un resultado exitoso.

El rol de las herramientas y la automatización

La tecnología y la automatización juegan un rol clave en ayudar a las organizaciones a ofrecer proyectos exitosos. En particular, las soluciones de Gestión de Portafolio de Proyectos ofrecen el ciclo de retroalimentación de proceso continuo por el cual las organizaciones pueden alinear, priorizar y ejecutarse frente a la demanda de proyectos de la organización al tiempo que equilibran restricciones de suministro.

Estas herramientas son especialmente relevantes en la entrega de la representación del ciclo de vida del proyecto de extremo a extremo y la presentación de informes necesarios para los interesados del proyecto para ayudar en la toma de decisiones. Además, juegan un papel crítico en la entrega de la gestión financiera necesaria para cumplir efectivamente con los proyectos en la empresa global de hoy.

Conclusión

Las empresas siguen enfrentándose a la expansión de la demanda de inversión en medio de limitaciones de capacidad. Como las expectativas de los ejecutivos es alcanzar nuevos niveles, la empresa está encargada de hacer frente a los objetivos en conflicto alrededor del aumento de la complejidad de la custodia de sus inversiones del proyecto al tiempo que responde a la necesidad de una mayor transparencia.

En este entorno, la ejecución de proyectos críticos con éxito es un requisito de negocio clave. Evitando las dificultades del proyecto comunes discutidos anteriormente ayudará a la empresa a navegar con éxito los retos y una mejor posición de los proyectos para el éxito.