Introducción a la Gestión Colaborativa de Cronogramas con Primavera Contractor y Primavera P6 PPM

La gestión colaborativa del cronograma es un proceso de intercambio de información durante el ciclo de vida del proyecto para iniciar, actualizar y gestionar el cronograma del proyecto.

Los Gerentes de Programa y los Ingenieros de Control de Proyectos usan Primavera P6 PM, en conjunto con otras aplicaciones de la suite Primavera, para gestionar la información organizacional en sus portafolios de proyectos mientras que los Gerentes de Proyectos y Schedulers pueden usar Primavera Contractor para brindar el estado de sus actividades y actualizar su cronograma.

El formato propietario de intercambio de información de Primavera (XER) provee una rápida y confiable vía para intercambiar información del proyecto entre Primavera Contractor y usuarios de Primavera P6 PPM. Los usuarios de Primavera P6 PPM pueden crear el “caparazón” del proyecto que contiene la información necesaria de nivel organizacional y exportarlo para los usuarios de Primavera Contractor; los usuarios de Primavera Contractor pueden actualizar el estado de sus actividades y exportar el proyecto de regreso para los usuarios de Primavera P6 PPM en intervalo de tiempo regulares.

El diagrama a continuación representa una forma efectiva de utilizar Primavera Contractor y Primavera P6 PPM para gestionar un cronograma.

Pasos

• El usuario de Primavera P6 PPM crea el proyecto y define la estructura del mismo. 
• El usuario de Primavera P6 PPM exporta el "caparazón" del proyecto y lo envía para el usuario de Primavera Contractor. 
• El usuario de Primavera Contractor importa el proyecto y adiciona actividades, actualiza el progreso en sus actividades, entonces exporta nuevamente el proyecto y lo envía para el usuario de Primavera P6 PPM. 
• El usuario de Primavera P6 PPM importa el proyecto, evalúa el progreso y actualiza el cronograma.

Mejores Prácticas de Trabajo Colaborativo

Cuando intercambias información entre Primavera Contractor y Primavera P6 PPM en un escenario en el cual el usuario de Primavera P6 PPM crea el proyecto inicial y el usuario de Primavera Contractor simplemente adiciona actividades para actualizar el cronograma, se recomienda que sigas las mejores prácticas descritas a continuación.

El Proceso

En un escenario de gestión colaborativa de un cronograma, un usuario de Primavera P6 PPM crea el "caparazón" del proyecto que contiene toda la información relevante para gestionar el cronograma, a excepción de las actividades. Usando las capacidades de Importación/exportación del formato XER, el usuario de Primavera Contractor puede importar el proyecto en su base de datos, adicionar actividades que deben ser terminadas para completar el proyecto, actualizar el estado de las mismas como trabajo avanzado y exportar de regreso el proyecto para el usuario de Primavera P6 PPM.

Responsabilidades del usuario Primavera P6 PPM

En un escenario típico, antes de recibir un proyecto inicial de un usuario de Primavera P6 PPM, dicho usuario debe ser responsable de:

• Crear el "caparazón" del proyecto
• Definir los códigos de actividades, los recursos y sus códigos de recursos
• Adicionar los hitos de inicio y fin en el cronograma del proyecto
• Adicionar restricciones tales como por ejemplo: "Must Finish By Date"
• Definir la información del presupuesto
• Determinar si el contratista trabajando en el proyecto usa costos o unidades para actualizar el cronograma. Si usa costos, entonces el usuario de Primavera P6 PPM definirá además las cuentas de costos y rangos de recursos.

En muchos casos, el usuario de Primavera P6 PPM definirá una Estructura de Desglose de Trabajo o EDT, que se refiere a los entregables en forma jerárquicos del proyecto. El usuario de Primavera Contractor adicionará las actividades a esa EDT.

Responsabilidades del usuario Primavera Contractor

Luego que recibes un proyecto de un usuario de Primavera P6 PPM, eres responsable de:

• Importar el proyecto
• Adicionar actividades a la EDT
• Actualizar el estado de las actividades
• Exportar el proyecto de regreso para el usuario de Primavera P6 PPM

¿Cuáles son sus experiencias con el uso de las columnas de datos en Primavera P6? 

Nos gustaría escuchar sus ideas y opiniones. Dejen sus comentarios a contacto @ bie.pe.

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