¿Usas Actas de Reunión en tus Proyectos?

Uno de los principales problemas que existe en nuestro medio es que muchos proyectos se desarrollan con reuniones de trabajo en las cuales no se lleva un Acta de Reunión en donde se documenta la agenda a discutir, las conclusiones acordadas, los nuevos temas que se han generado, los riesgos actualizados y la lista de incidentes revisadas.

Esto genera confusiones, o que los miembros del equipo de proyecto interpreten a su manera lo acordado en las reuniones de trabajo, lo cual impacta en los entregables y en el trabajo (actividades) que se desarrollan. ¿Usas Actas de Reunión en tus Proyectos?

Una señal de este problema es que posteriomente, pueden ser días, semanas o meses alguien en el proyecto tiene dudas sobre lo conversado y/o sobre los acuerdos tomados en las reuniones.

Comienza la busqueda de emails antiguos para entender donde documentaste el(los) cambio(s) o nuevos requerimientos y pierdes valioso tiempo buscando algo que pudiste documentar en su momento. Esto se complica más cuando no encuentras dicho sustento o cuando nadie en el equipo recuerda claramente lo acordado en aquella lejana reunión.